Política Sagrilaft

OBJETIVODefinir los lineamientos que adopta MANUFACTURA REYMON S.A. (En adelante La Entidad) para que esté en condiciones de identificar, evaluar, prevenir, y mitigar el riesgo de Lavado de Activos (LA) Financiación del Terrorismo (FT) y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (FPADM), denominado SAGRILAFT y los riesgos asociados. Así mismo como determinar los lineamientos que deben orientar las etapas y cada uno de los elementos del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.

Política de LA/FT/FPADMMANUFACTURAS REYMON S.A en desarrollo de su objeto social, implementa prácticas líderes, promoviendo e impulsando la cultura de administración del Riesgo, previniendo y controlando sus operaciones para evitar incurrir en delitos asociados al Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva (LA/FT/FPADM) y así brindar una operación transparente a nuestros usuarios y público en general. El análisis de riesgos para prevenir el lavado de activos permite detectar operaciones sospechosas que puedan estar vinculadas con la canalización de recursos de origen delictual hacia la realización de actividades punibles o que busquen el ocultamiento de activos provenientes de actividades ilícitas, por lo que su observancia tiene carácter obligatorio. La política de la organización es cero tolerancias con las actividades ilícitas.

ANTECEDENTES

El lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva son fenómenos delictivos que generan consecuencias negativas para la economía del país y para las empresas del sector real. Pueden traducirse en el acaecimiento de riesgos operacionales, legales, reputacionales y de contagio, entre otros. Esta situación, puede afectar el buen nombre, competitividad, productividad y perdurabilidad de La Entidad.

La Entidad comprende que la mejor manera de cumplir con sus compromisos es con el establecimiento de una política, normas y procedimientos internos eficientes, suficientes y oportunos, que permitan desarrollar e implementar en forma adecuada el SAGRILAFT.
La presente política se convierte en el direccionamiento que deben cumplir todos y cada uno de los funcionarios, accionistas, miembros de Junta Directiva, clientes, proveedores, contratistas, aliados estratégicos y los demás que llegaren a tener algún vínculo con La Entidad, en materia de riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.

ALCANCE

Esta política fue elaborada para el autocontrol y gestión del riesgo integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, la cual aplica para todos los procesos de LA ENTIDAD, con alcance a clientes, proveedores, accionistas, miembros de Junta Directiva, colaboradores y demás contrapartes de LA ENTIDAD.

Esta Política de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva es parte integral del Manual de Procedimientos SAGRILAFT, cual es vinculante para todas las operaciones, negocios y contratos que tenga La Entidad.

LINEAMIENTOS

MANUFACTURAS REYMON S.A, ha definido los siguientes lineamientos:

  1. a)  Promueve y establece dentro de La Entidad una cultura que previene y combate el Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva en sus órganos de administración y de control, administradores, accionistas y en general todos sus funcionarios, clientes proveedores, contratistas, aliados estratégicos y demás terceros vinculados.
  2. b)  La Entidad se encuentra comprometida con la colaboración de los órganos gubernamentales, motivo por el que reconoce el papel fundamental que ejerce en la lucha contra el Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, ante cualquier hallazgo realizará los reportes necesarios y las acciones legales a que haya lugar en caso de requerirse.
  3. c)  La Entidad establece requisitos adecuados para la vinculación y realización de operaciones con sus clientes, empleados y proveedores y rechaza el establecimiento o la renovación contractual que no cumpla con los requisitos exigidos por la ley, sus políticas y procedimientos internos.
  4. d)  La Entidad cumplirá los requerimientos exigidos por la Superintendencia de Sociedades, las directrices de la UIAF y las recomendaciones internacionales del GAFI, GAFILAT y otros organismos similares.
  5. e)  La Entidad cuenta con lineamientos para la prevención y resolución de conflictos de interés en esta materia, los cuales se encuentran en el Código de Ética y Conducta de Negocio.
  6. f)  La Entidad ha establecido procedimientos, los cuales deben cumplirse de manera irrestricta para el conocimiento de la contraparte, razón por la cual se debe realizar la debida diligencia en cada vinculación de clientes, proveedores y empleados.
  7. g)  Toda la información derivada de la aplicación de esta Política está sometida a reserva, lo que significa que la misma sólo podrá ser conocida por las autoridades judiciales o administrativas competentes. Así mismo, todos los colaboradores de La Entidad tienen la obligación de custodiar y limitar el uso de esta a los fines estrictamente establecidos en la Ley y en esta política, entre los que se encuentra el de atender los requerimientos de información de la UIAF, autoridades competentes o entidades de control. Igualmente, los funcionarios que han sido designados para tratar los temas del SAGRILAFT al interior de La Entidad deberán garantizar la reserva en la identidad de las personas que realicen reportes de operaciones inusuales.
  8. h)  Los documentos y registros relativos al cumplimiento de las normas sobre prevención y control del riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva garantizarán la integridad, oportunidad, confiabilidad, reserva y disponibilidad de la información, así mismo, estos documentos deberán ser conservados por un término no menor de diez (10) años. Respecto de los documentos que soportan la decisión de determinar una operación como sospechosa, el reporte remitido a la UIAF, así como los demás formularios requeridos, documentación y soportes, será responsabilidad del Oficial de Cumplimiento su conservación centralizada, secuencial y cronológica, con las debidas seguridades, por un término no menor de diez (10) años. Estos documentos e información serán conservados de acuerdo con la Política y/o lineamientos de Gestión Documental que aplique La Entidad para el manejo de estos documentos.

LINEAMIENTOS PARA LOS ELEMENTOS DEL SAGRILAFT

Diseño y Aprobación

  1. a)  Para el diseño del SAGRILAFT de LA ENTIDAD, se tuvo en cuenta la materialidad, las características propias de LA ENTIDAD y su actividad económica, así como la identificación de sus factores de riesgos con el Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.
  2. b)  Considerando la trascendencia de las funciones que les ha discernido la normativa colombiana, el SAGRILAFT se presenta para aprobación de la Junta Directiva, conjuntamente y de manera directa por el Representante Legal y el Oficial de Cumplimiento.
  3. c)  El Oficial de Cumplimiento y el Grupo de Apoyo, se encargarán de diseñar las metodologías para la medición y monitoreo de los riesgos, aplicarlas para la determinación de los perfiles de riesgo (inherente y residual), así como monitorearlos periódicamente.

La aprobación del SAGRILAFT es responsabilidad de la Junta Directiva, teniendo en cuenta las funciones que le corresponde cumplir en el marco de la atenuación de los riesgos empresariales y la normatividad vigente.

Auditoría y cumplimiento

a) El nombramiento o modificaciones del cargo del Oficial de Cumplimiento principal se debe comunicar a la UIAF (Unidad de Información y Análisis Financiero) entidad adscrita al del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y a la Superintendencia de Sociedades, dirigido a la Delegatura de Asuntos Económicos y Societarios. Estas notificaciones deberán surtirse de acuerdo con lo dispuesto por la normatividad vigente y con el cumplimiento de sus requisitos.

b) Los miembros de la Junta Directiva, los administradores, el Oficial de Cumplimiento y los miembros de cargos especiales designados por parte de La Entidad con funciones en material de gestión del riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, se comprometen a cumplir cabalmente sus funciones y ejercer sus facultades en relación con el SAGRILAFT.

c) Los órganos de control de LA ENTIDAD se comprometen a evaluar el SAGRILAFT de acuerdo con los estándares aplicables.
d) Los empleados se comprometen a utilizar de forma responsable la infraestructura tecnológica del SAGRILAFT, si es del caso, y aplicarla en el desarrollo de sus funciones.

Divulgación y capacitación

a) El SAGRILAFT debe ser divulgado dentro de La Entidad y a las demás partes interesadas con una periodicidad determinada por la materialidad de su riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva y la periódica actualización de su riesgo inherente. La periodicidad nunca podrá ser inferior a la estipulada en la norma.

b) La Entidad brindará capacitación a sus empleados, asociados y en general a todas sus contrapartes con un nivel de extensión y profundidad conforme a su nivel de riesgo.
c) Los empleados de La Entidad les está prohibido revelar a terceros, cualquier información relacionada con los reportes internos o externos del SAGRILAFT, a menos que se trate de un requerimiento de autoridad. Sin embargo, estos requerimientos siempre deberán ser remitidos a la Dirección Legal y de Asuntos Corporativos.

Asignación de funciones

a) Para La Entidad es claro que el funcionamiento del SAGRILAFT requiere de la participación de varios sujetos y que, si bien existen funciones específicas asignadas, la interacción de todos los responsables es fundamental para un adecuado funcionamiento, cumplimiento y efectividad del SAGRILAFT.
b) La Entidad ha establecido y asignado de forma clara a quien corresponde el ejercicio de las facultades y funciones necesarias frente a la ejecución de las distintas etapas, elementos y demás actividades asociadas al SAGRILAFT.

c) Para la asignación se ha tenido en cuenta que esas funciones y facultades deben permitirles a sus administradores contar con instrumentos que le permite tomar decisiones informadas y que facilita la mitigación del Riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva

LINEAMIENTOS PARA LAS ETAPAS DEL SAGRILAFT

Identificación

Para identificar el Riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, se deberán tener en cuenta los siguientes lineamientos:

  1. La identificación de los riesgos estará a cargo de todos los Empleados, y estos deben ser reportados a través de los responsables de cada área al Oficial de Cumplimiento.
  2. La clasificación y segmentación de los factores de riesgo se realizará de conformidad con la actividad económica de La Entidad y su materialidad.

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Gerencia FECHA: 2022/03/30 VERSIÓN: 01

c. Se deberán establecer las metodologías para identificar el riesgo específico de LA/FT/FPADM, así como los riesgos asociados.

d. Se deben establecer las condiciones de tiempo, modo y lugar, así como la relevancia y prioridad con que se deben ejecutar las medidas de Debida Diligencia.

Medición

Para medir la posibilidad o probabilidad de ocurrencia de Riesgo inherente frente a cada uno de los Factores de Riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, así como el impacto en caso de materializarse mediante los riesgos asociados, se deberán tener en cuenta los siguientes lineamientos:

a) La medición de los riesgos de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la
b) Proliferación de Armas de Destrucción Masiva estará a cargo del Grupo de Apoyo, sin embargo es el Oficial

de Cumplimiento quien reportaría directamente a la Junta Directiva.
c) El Grupo de Apoyo establecerá las metodologías para la medición o evaluación de Riesgo, con el fin de

determinar la posibilidad o probabilidad de su ocurrencia y el impacto en caso de materializarse.
d) El Grupo de Apoyo incluirá mediciones o evaluaciones del Riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva de manera individual y

consolidada frente a cada uno de los Factores de Riesgo específicos que fueron identificados.

Control

Con el fin de establecer los controles necesarios e idóneos para mitigar el riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, se deberán tener en cuenta los siguientes lineamientos:

  1. a)  El diseño de los controles de los riesgos de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva estará a cargo del Oficial de Cumplimiento, reportando sobre ello a la Junta Directiva. La ejecución de dichos controles estará a cargo del responsable de cada uno de los procesos de la Entidad.
  2. b)  La documentación asociada a los controles y prevención de los riesgos de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva implementada en los procesos, será responsabilidad de cada área.
  3. c)  La documentación asociada a los riesgos, análisis e investigaciones relacionadas con la prevención de los riesgos de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva estará a cargo del Oficial de Cumplimiento.
  4. d)  Las señales de alerta que se identifiquen deben corresponder a la actividad que realiza La Entidad y de esta manera deben ser parte del material de capacitación.
  5. e)  Existirán señales de alerta enfocadas a los agentes externos que podrían presentar un riesgo.

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Monitoreo

a) El monitoreo deberá ser directamente proporcional al nivel del riesgo que sea identificado.
b) Se deben destinar los recursos humanos y tecnológicos necesarios para realizar un efectivo monitoreo de acuerdo con el riesgo.
c) La Entidad se encuentra comprometida con el constante monitoreo del riesgo, pues tiene presente que el riesgo es dinámico.

Cumplimiento

Las políticas y procedimientos del SAGRILAFT son de obligatorio cumplimiento para todos los accionistas, miembros de la Junta Directiva, administradores, empleados, clientes, proveedores, contratistas, aliados estratégicos y demás terceros vinculados.
La Entidad considera una falta grave, la omisión o incumplimiento de cualquiera de los controles, manejo de información u otros lineamientos aquí definidos para la prevención y control de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva. De acuerdo con lo anterior, quienes incumplan la presente políticas y Manual de Procedimientos SAGRILAFT serán sujetos de sanciones laborales según lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo y demás disposiciones relacionadas.

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