Política de Protección de Datos Personales

MANUFACTURAS REYMON S.A., en adelante MANUFACTURAS REYMON, en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, que regula la recolección y tratamiento de los datos de carácter personal y establece las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicha información, expide la siguiente Norma que contiene el marco normativo y el procedimiento que desarrolla la seguridad de la información para el tratamiento de datos personales dentro de la organización.
Actualmente MANUFACTURAS REYMON viene trabajando en la gestión de la seguridad de la información bajo el marco de la norma ISO 27001, el cual supone el sometimiento de la organización al cumplimiento de la normatividad vigente en materia de protección de datos de carácter personal.
En cumplimiento de la obligación que tiene MANUFACTURAS REYMON de mejorar su Sistema de Gestión de Seguridad de la Información dentro de un esquema de Planear-Hacer-Verificar-Actuar, se requiere expedir una Norma que establezca las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal que estén bajo custodia de la entidad.
En cumplimiento de los derechos contenidos en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, Ley 1581 de 2012 y Ley 1273 de 2009, corresponde tanto a las directivas de MANUFACTURAS REYMON así como a sus empleados y terceros contratistas observar, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular imparta la organización respecto de los datos de carácter personal, cuya divulgación o indebido uso pueda generar un perjuicio a los titulares de la misma.
Para dar cumplimiento a las disposiciones legales mencionadas, se expide la Norma que se consigna a continuación:

ARTÍCULO 1. DEFINICIONES

Base de datos personales: Es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
Base de datos automatizada: Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de ordenador o software.
Base de datos no automatizada: Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia de programas de ordenador o software.
Cesión de datos: Tratamiento de datos que supone su revelación a una persona diferente al titular del dato o distinta de quien está habilitado como cesionario.
Custodio de la base de datos: Es la persona natural que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior de MANUFACTURAS REYMON.
Dato personal: Es cualquier dato y/o información que identifique a una persona física o la haga identificable. Pueden ser datos numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo.
Dato personal sensible: Es una categoría especial de datos de carácter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, sexo, filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, entre otros, que hacen parte del haber íntimo de la persona y pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su titular y en los casos previstos en la ley.
Encargado del tratamiento: Es la persona física o jurídica, autoridad pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Fuentes accesibles al público: Se refiere a aquellas bases contentivas de datos personales cuya consulta puede ser efectuada por cualquier persona, que puede incluir o no el pago de una contraprestación a cambio del servicio de acceso a tales datos. Tienen esta condición de fuentes accesibles al público las guías telefónicas, los directorios de la industria o sectoriales, entre otras, siempre y cuando la información se limite a datos personales de carácter general o que contenga generalidades de ley. Tendrán esta condición los medios de comunicación impresos, diario oficial y demás medios de comunicación.
Habeas Data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.
Procedimiento de análisis y creación de información: Es la creación de información respecto de una persona, a partir del análisis y tratamiento de los datos personales recolectados y autorizados, para fines de analizar y extraer perfiles o hábitos de comportamiento, que generan un valor agregado sobre la información obtenida del titular de cada dato personal.
Procedimiento de disociación: Hace referencia a todo tratamiento de datos personales de modo que la información que se obtenga no pueda asociarse a persona identificada o identificable.
Principios para el tratamiento de datos: Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los datos personales con el derecho a la información.
Propietario de la base de datos: En los procesos de negocios de MANUFACTURAS REYMON, es propietaria de la base de datos el área que tiene bajo su responsabilidad el tratamiento de los mismos, los gestiona y los tiene bajo su control. El concepto de propietario de la base de datos deberá entenderse en los términos de la ISO 27001.
Responsable del tratamiento: Es la persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, que recolecta los datos personales y decide sobre la finalidad, contenido y uso de la base de datos para su tratamiento.
Titular del dato personal: Es la persona física cuyos datos sean objeto de tratamiento. Respecto de las personas jurídicas se predica el nombre como derecho fundamental protegido constitucionalmente.
Tratamiento de datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que se efectúan sobre datos personales tales como la recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, entre otros.
Usuario: Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.
Violación de datos personales: Es el delito creado por la Ley 1273 de 2009, contenido en el Artículo 269 F del Código Penal Colombiano. El tipo penal es el siguiente: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.”

Artículo 2. Objeto

Mediante la presente Norma se adoptan y establecen las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal recolectados, tratados y/o almacenados por MANUFACTURAS REYMON en desarrollo de su objeto social bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento.

Las reglas contenidas en esta Norma se expiden en cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y en la Ley 1581 de 2012, en cuanto a la garantía de la intimidad de las personas, ejercicio del habeas data y protección de datos personales, en concordancia con el derecho a la información, de manera que se regulen proporcionalmente estos derechos en MANUFACTURAS REYMON y se pueda prevenir la vulneración de los mismos.

Las reglas adoptadas en esta Norma por MANUFACTURAS REYMON se adecúan a los estándares internacionales en materia de protección de datos personales.

Artículo 3. Ámbito de aplicación

Las disposiciones contenidas en esta Norma se aplicarán al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano, o cuando el responsable y/o encargado se encuentre ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.

Los principios y disposiciones contenidos en esta Norma de seguridad de la información de carácter personal se aplicarán a cualquier base de datos personal que se encuentre en custodia de MANUFACTURAS REYMON, bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento.

Todos los procesos organizacionales de MANUFACTURAS REYMON que involucren el tratamiento de datos de carácter personal deberán someterse a lo dispuesto en esta Norma.

Artículo 4. Destinatarios

La presente Norma se aplicará y por ende obligará a las siguientes personas:

4.1. Representante legal.

4.2. Personal interno de MANUFACTURAS REYMON, directivos o no, que custodien y traten bases de datos de carácter personal.

4.3. Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a MANUFACTURAS REYMON bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se efectúe cualquier tratamiento de datos de carácter personal. Esta previsión deberá incluirse en todos los contratos.

4.4. Aquellas otras personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario, contractual, entre otras.

4.5. Personas públicas y privadas en condición de usuarios de los datos personales.

4.7. Las demás personas que establezca la ley.

Artículo 5. Principios aplicables al tratamiento de datos personales

La protección de datos de carácter personal en MANUFACTURAS REYMON estará sometida a los siguientes principios o reglas fundamentales con base en las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales; tales principios se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia; son principios aplicables a estas Normas, los consagrados en normas internacionales, en las leyes colombianas y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal además de los siguientes.

5.1. Consentimiento informado o principio de libertad: El tratamiento de datos personales al interior de MANUFACTURAS REYMON solo puede hacerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular, salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del titular.

5.2. Legalidad: El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de la Ley 1581 de 2012 deben sujetarse a lo dispuesto en ella.

5.3. Finalidad del dato: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución Política y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que este exprese su consentimiento.

5.4. Calidad o veracidad del dato: Los datos de carácter personal recolectados por MANUFACTURAS REYMON deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.

5.5. Transparencia: En el tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

5.6. Pertinencia del dato: Los datos personales que recabe MANUFACTURAS REYMON deberán ser adecuados, pertinentes y no excesivos, teniendo en cuenta la finalidad del tratamiento y/o de la base de datos. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.

5.7. Acceso y circulación restringida: Los datos personales que recolecte o trate MANUFACTURAS REYMON serán usados por ella solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del dato personal, por tanto, no podrán ser accedidos, transferidos, cedidos ni comunicados a terceros. Los datos personales bajo custodia de MANUFACTURAS REYMON no podrán estar disponibles en internet o en cualquier otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, lo anterior con el fin de brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley.

5.8. Temporalidad del dato: Agotada la finalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el dato personal, MANUFACTURAS REYMON deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas de seguridad pertinentes a tal fin.

5.9. Seguridad del dato: MANUFACTURAS REYMON, en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales. MANUFACTURAS REYMON, conforme a la clasificación de los datos personales, implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5.10. Confidencialidad: MANUFACTURAS REYMON y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, obligación que subsiste aún finalizada la relación contractual. MANUFACTURAS REYMON implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.

5.11. Deber de información: MANUFACTURAS REYMON informará a los titulares de los datos personales, así como a los responsables y encargados del tratamiento, del régimen de protección de datos adoptado por la organización, así como la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Informará además sobre la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.

5.12. Protección especial de datos sensibles: MANUFACTURAS REYMON solo recolectará datos personales de carácter sensible cuando ello sea necesario y pertinente para el desarrollo de su objeto social. En cada caso deberá obtener autorización expresa del titular, o bien verificar que su tratamiento se origine y legitime en el marco de una relación contractual y/o negocial, o bien provenga de autorización legal. La información personal de carácter sensible que se pueda obtener de un proceso de selección de personal será protegida a través de las medidas de seguridad altas.

Artículo 6. Derechos de los titulares de los datos

Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información de MANUFACTURAS REYMON, tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución Política y la ley.

El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos.

El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y corresponderán al titular del dato de manera primigenia, salvo las excepciones de ley.

6.1. Derecho de acceso: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales y sobre las comunicaciones y/o cesiones efectuadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.

6.2. Derecho de actualización: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de actualizar sus datos personales cuando estos hayan tenido alguna variación.

6.3. Derecho de rectificación: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.

6.4. Derecho de cancelación: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.

6.5. Derecho a la revocatoria del consentimiento: El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilita a MANUFACTURAS REYMON para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.

6.6. Derecho de oposición: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. La Dirección Jurídica de MANUFACTURAS REYMON, con base en los legítimos derechos que argumente el titular del dato personal, tomará la decisión pertinente.

6.7. Derecho a presentar quejas y reclamos o a ejercer acciones: El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos. Previo a ello deberá haber agotado el ejercicio de su derecho frente a MANUFACTURAS REYMON conforme a la ley 1581 de 2012.

6.8. Derecho a otorgar autorización para el tratamiento de datos: En desarrollo del principio del consentimiento informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en MANUFACTURAS REYMON.

De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:

6.8.1. Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.

6.8.2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública.

6.8.3. En casos de emergencia médica o sanitaria.

6.8.4. Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

6.8.5. Cuando se trate de datos personales relacionados con el registro civil de las personas.

En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del titular, sí tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.

Artículo 7. Deberes de los Responsables y Encargados del Tratamiento

7.1 Deberes de los Responsables: Cuando REYMON actúe como responsable del tratamiento de datos personales, deberá:

Asegurar el ejercicio del derecho de Hábeas Data.
Solicitar y conservar la autorización del titular.
Informar sobre la finalidad de la recolección y los derechos del titular.
Mantener la información segura y actualizada.
Comunicar cualquier novedad a los encargados del tratamiento.
Rectificar información incorrecta y gestionar reclamaciones.

7.2 Deberes de los Encargados: Los encargados del tratamiento deberán:

Garantizar el ejercicio del derecho de Hábeas Data.
Conservar la información de manera segura.
Actualizar y rectificar datos conforme a la ley.
Tramitar consultas y reclamos.
Mantener políticas internas para el cumplimiento normativo.

7.3 Deberes Comunes: Ambos, responsables y encargados, deberán:

Implementar medidas de seguridad adecuadas.
Realizar auditorías periódicas.
Mantener un registro de las bases de datos y su uso.

Artículo 8. Procedimiento de Hábeas Data

8.1 Solicitudes: Los titulares de datos deben presentar una solicitud escrita, identificándose y justificando su petición.

8.2 Respuesta: REYMON responderá a consultas en 10 días y a reclamos en 15 días, con posibilidad de extender este plazo si es necesario.

Artículo 9. Registro Central de Bases de Datos

REYMON mantendrá un registro de todas las bases de datos personales, incluyendo detalles sobre su uso, seguridad y cambios mensuales.

Artículo 10. Tratamiento de Datos Personales

10.1 Recursos Humanos:

Antes de la Relación Laboral: Informar sobre el tratamiento de datos y obtener autorización.
Durante la Relación Laboral: Restringir el uso de datos a fines administrativos.
Después de la Relación Laboral: Almacenar datos con altos niveles de seguridad y prohibir su cesión.

10.2 Proveedores: Recoger solo los datos necesarios para la relación contractual, asegurando su protección y confidencialidad

10.3. Tratamiento de datos personales en procesos de contratación

Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con REYMON accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados de REYMON y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en esta Norma, así como las medidas de seguridad que le indique REYMON según el tipo de dato de carácter personal tratado.

Para tal efecto, se incluirá la previsión de verificación respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. REYMON verificará y controlará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad del tratamiento.

10.4. Tratamiento de datos personales de compradoras de REYMON

REYMON respecto de los datos personales de las compradoras los recolectará y tratará para los fines contractuales, comerciales y publicitarios propios de la relación existente con ellas.

El proceso de compra directa definirá el tratamiento conforme a las necesidades particulares que surjan de la dinámica comercial con las compradoras, aplicando lo aquí dispuesto.

10.5. Tratamiento de datos personales de consumidores

Los datos personales de los consumidores que se recolecten como resultado de una relación de consumo serán tratados conforme a la autorización y finalidades autorizadas por los consumidores. El área correspondiente al interior de la empresa definirá el tratamiento de estos datos personales en el marco de las necesidades de comercialización, publicidad y mercadeo de REYMON, aplicando lo aquí dispuesto.

10.6. Tratamiento de datos personales de la comunidad en general

La recolección de datos de personas físicas que REYMON trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, bien sea consecuencia del desarrollo de su objeto social o de cualquiera otra actividad, se sujetará a lo dispuesto en esta norma. Para el efecto, previamente REYMON informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos en los documentos e instrumentos que utilice y que estén relacionados con estas actividades.

En cada uno de los casos antes descritos, las áreas de la organización que desarrollen los procesos de negocios en los que se involucren datos de carácter personal deberán considerar en sus estrategias de acción la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y hacer efectiva las disposiciones aquí adoptadas, además de prevenir posibles sanciones legales.

10.7. Tratamiento de datos personales de menores de edad

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes esta proscrito excepto cuando se trate de datos de naturaleza publica de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012, cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

• Que se responda y respete el interés superior de los niñas, niñas y adolescentes.

• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos el representante legal tutor el niño, niña o adolescente otorgara la autorización.

Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en le Ley 1581 de 2012 y el presente documento.

Artículo 11. Prohibiciones

En desarrollo de esta norma de seguridad de la información personal de REYMON, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.

11.1. REYMON prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal y/o de REYMON.

El incurrir en esta prohibición por parte de los empleados de REYMON acarreará las sanciones a que haya lugar de conformidad con la ley.

El incurrir en esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con REYMON dará lugar a las consecuencias previstas para tales efectos, sin perjuicio de las acciones a que haya lugar.

En los contratos con los proveedores, en lo que el objeto contratado tenga relación con datos personales, se pactará una previsión en relación con los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar a REYMON como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente o negligente del proveedor.

11.2. REYMON prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato o sin autorización de REYMON. La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro central de datos personales de REYMON y contar con la autorización del custodio de la base de datos.

11.3. REYMON prohíbe el acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento, almacenamiento y cualquier otro tratamiento de datos personales de carácter sensible que llegaren a ser identificados en un procedimiento de auditoría en aplicación de la norma sobre el buen uso de los recursos informáticos de la organización y/u otras normas expedidas por REYMON para estos fines.

Los datos sensibles que llegaren a identificarse en el proceso de auditoría serán informados al usuario del recurso informático, con el fin de que este proceda a eliminarlos; de no ser posible esta opción, REYMON procederá a eliminarlos de manera segura.

11.4. REYMON prohíbe a los destinatarios de esta Norma cualquier tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de delitos informáticos 1273 de 2009. Salvo que se cuente con la autorización del titular del dato y/o de REYMON, según el caso.

11.5. REYMON solamente procederá al tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad con el consentimiento expreso, previo e informado de sus representantes y/o de las personas que ostenten la representación del menor, para las finalidades requeridas en relación con el ejercicio de su actividad empresarial y en todo caso se deberán asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia.

Artículo 12. Transferencia internacional de datos

Está prohibida la transferencia de datos personales a cualquier persona cuyo asiento sea un país no seguro para la protección de datos. Se entienden países seguros aquellos que cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

De manera excepcional, se podrán efectuar transferencias internacionales de datos por REYMON cuando:

12.1. El titular del dato haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca para efectuar la transferencia.

12.2. La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y REYMON como responsable y/o encargado del tratamiento.

12.3. Se trate de transferencias bancarias y bursátiles acorde con la legislación aplicable a dichas transacciones.

12.4. Se trate de transferencia de datos en el marco de tratados internacionales que hagan parte del ordenamiento jurídico colombiano.

12.5. Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar un interés público.

Al momento de presentarse una transferencia internacional de datos personales, previo envío o recepción de los mismos, REYMON suscribirá los acuerdos que regulen en detalle las obligaciones, cargas y deberes que surgen para las partes intervinientes.

Los acuerdos o contratos que se celebren deberán atender lo dispuesto en esta norma, así como en la legislación y jurisprudencia que fuera aplicable en materia de protección de datos personales.

Corresponderá a la Dirección Jurídica de REYMON dar concepto favorable sobre los acuerdos o contratos que conlleven una transferencia internacional de datos personales, atendiendo como directrices los principios aplicables y recogidos en esta norma. Así mismo, le corresponderá hacer las consultas pertinentes ante la Superintendencia de Industria y Comercio para asegurar la circunstancia de “país seguro” en relación con el territorio de destino y/o procedencia de los datos.

Artículo 13. Roles y responsabilidades en el cumplimiento de la protección de datos personales

La responsabilidad en el adecuado tratamiento de datos personales al interior de REYMON está en cabeza de todos los empleados.

En consecuencia, al interior de cada área que maneje los procesos de negocios que involucren tratamiento de datos personales, deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de la presente norma, dada su condición de custodios de la información personal que está contenida en los sistemas de información de REYMON.

En caso de duda respecto del tratamiento legal de los datos personales, se acudirá a la Dirección Jurídica para que indiquen la directriz a seguir, según el caso.

Artículo 14. Temporalidad del dato personal

En el tratamiento de datos personales que efectúa REYMON, la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, REYMON procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.

Artículo 15. Medidas de seguridad

En el tratamiento de los datos personales objeto de regulación en esta Norma, REYMON adoptará medidas de seguridad físicas, lógicas y administrativas, las cuales se clasifican en nivel alto, medio y bajo, conforme al riesgo que pueda derivar de la criticidad de los datos personales tratados. En desarrollo del principio de seguridad de los datos personales, REYMON adoptará una directriz general sobre estas medidas, que serán de obligatorio acatamiento por parte de los destinatarios de esta norma.

Artículo 16. Procedimientos y sanciones

REYMON comunica a los destinatarios de esta Norma el régimen de sanciones previsto por la Ley 1581 de 2012 en su Artículo 23, que materializa los riesgos que se asume por un indebido tratamiento de datos personales:

“ARTICULO 23. Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:

“a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.

“b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.

“c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

“d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.”

La notificación de cualquier procedimiento de investigación por parte de cualquier autoridad, relacionado con el tratamiento de datos personales, deberá ser comunicada de manera inmediata a la Dirección Jurídica de REYMON, con el fin de tomar las medidas tendientes a defender el accionar de la entidad y evitar la imposición de las sanciones previstas en la legislación colombiana, en particular las consignadas en el Título VI, Capítulo 3 de la Ley 1581 de 2012 antes descritas.

Consecuencia de los riesgos que asume REYMON bien en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales, el incumplimiento de esta norma por parte de sus destinatarios dará lugar a las sanciones y/o medidas contempladas en las normas aplicables.

Artículo 17. Canales de atención para los titulares de la información

El titular de la información puede ejercer sus derechos a consultar, actualizar, rectificar y suprimir o revocar la autorización del tratamiento de datos personales así:

• Enviar un comunicado escrito al correo servicioalcliente@reymon.com.coanexando copia del documento de identificación, fecha de la solicitud, dirección de contacto y número de teléfono o celular para efectos de notificación.

La consulta tendrá un plazo de quince (15) días hábiles a partir del momento en que el titular solicite dicha consulta como lo indica la ley 1581 de 2012, una vez este plazo se agote, el titular podrá poner en conocimiento a la autoridad competente de tratamiento de datos personales SIC la inconformidad ante el derecho ejercido.

Artículo 18. Entrega de datos personales a autoridades

Cuando las autoridades del Estado soliciten a REYMON el acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la información personal solicitada, previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran. Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal sobre las medidas de seguridad que aplican a los datos personales entregados y los riesgos que conllevan su indebido uso e inadecuado tratamiento.

Artículo 19. Restricciones en el uso de esta norma

Esta Norma de protección de datos personales es para uso exclusivo de REYMON, por tanto, está prohibida su copia, reproducción, distribución, cesión, publicación, traducción y cualquier otro uso por persona distinta a REYMON, en atención al respeto de la propiedad intelectual que ostentan sus creadores, así como por razones de seguridad de la información.

Artículo 20. Vigencia

Esta norma ha sido aprobada mediante decisión adoptada por el Comité de Protección de Datos, el día 17 de febrero de dos mil catorce (2014).